Privacybeleid

Datum: 17 maart 2026 — Marketing Maatwerk, Enschede

1. Wie zijn wij

Sirob is een softwareplatform van Marketing Maatwerk, eigendom van Boris J.T. Kusters, gevestigd te Enschede, Nederland. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die worden verwerkt via het Sirob platform.

Contactgegevens:
Marketing Maatwerk — Boris J.T. Kusters
E-mail: info@marketingmaatwerk.nl
Telefoon: +31 (0)6 342 189 64
Website: www.marketingmaatwerk.nl
KVK: 91114551 — BTW: NL004866840B27

2. Welke gegevens verwerken wij

Afhankelijk van de modules die u gebruikt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Categorie	Gegevens	Doel
Accountgegevens	E-mailadres, weergavenaam, wachtwoord (gehasht), taal, 2FA-status	Authenticatie en accountbeheer
Facturatiegegevens	Bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, BTW-nummer	Facturatie en belastingverplichtingen
Voice Vault transcripties	Gespreksopnamen (tekst), sprekerprofielen, vergadermetadata	Vergadertranscriptie (module Voice Vault)
Analytics-events	Gebruiksgebeurtenissen (geanonimiseerd na 30 dagen)	Productverbetering en diagnostiek
Crashmeldingen	Foutmeldingen, OS-informatie (hostnaam verwijderd)	Bugoplossing en stabiliteitsverbetering
Auditlog	Accountacties, IP-adres (geanonimiseerd na 30 dagen)	Beveiliging en fraudepreventie
Supporttickets	Inhoud van ondersteuningsverzoeken	Klantenservice

3. Verwerkingsgrondslag

Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende grondslagen (AVG Art. 6):

• Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6.1.b): accountgegevens, licentiebeheer, facturatie, tickets en Voice Vault transcripties.
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f): geanonimiseerde analytics, crashmeldingen en beveiligingslogging. Wij bewaren geen onnodige persoonsgegevens binnen deze categorie.
• Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c): factuuradministratie (fiscale bewaarplicht 7 jaar).
• Toestemming (Art. 6.1.a): het opslaan van vergaderingstranscripties via Voice Vault vereist uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt deze te allen tijde intrekken.

4. Bewaartermijnen

Gegeven	Bewaartermijn
Accountgegevens	Zolang het account actief is, daarna 30 dagen (soft delete)
Voice Vault transcripties (actieve licentie)	24 maanden
Voice Vault transcripties (verlopen licentie)	12 maanden na verloop
IP-adressen in auditlog	Geanonimiseerd na 30 dagen
Auditlog (overige data)	13 maanden, daarna automatisch verwijderd
Crashmeldingen	12 maanden
Facturen	7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)

5. Sub-verwerkers

Wij maken gebruik van de volgende sub-verwerkers die persoonsgegevens namens ons verwerken:

• Mollie B.V. (Amsterdam) — betalingsverwerking. Privacy: mollie.com/nl/privacy
• Google LLC — analytics-integraties via de Report Room module (opt-in). Privacy: policies.google.com/privacy
• Meta Platforms Inc. — advertentie-integraties via de Report Room module (opt-in). Privacy: facebook.com/policy
• LinkedIn Corporation — advertentie-integraties via de Report Room module (opt-in). Privacy: linkedin.com/legal/privacy-policy

Sub-verwerkers worden uitsluitend ingeschakeld wanneer u de betreffende module actief gebruikt. Er worden geen gegevens doorgestuurd naar derde landen buiten de EER zonder afdoende bescherming (Standard Contractual Clauses).

6. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (Art. 15): vraag een volledig overzicht van uw gegevens op via het portaal onder Account > Gegevensexport, of via info@marketingmaatwerk.nl. Het exportbestand wordt als ZIP aangeleverd.
• Recht op verwijdering (Art. 17): verwijder uw account volledig via Account > Account verwijderen. Alle persoonsgegevens worden binnen 30 dagen gewist, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op correctie (Art. 16): pas uw gegevens aan via het Profiel-scherm in het portaal.
• Recht op beperking (Art. 18): neem contact op via info@marketingmaatwerk.nl.
• Recht op intrekking van toestemming (Art. 7.3): uw toestemming voor Voice Vault transcripties kunt u intrekken via de Voice Vault-instellingen in het portaal.
• Recht om een klacht in te dienen: u heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wij reageren op verzoeken binnen de wettelijke termijn van 30 dagen.

7. Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Wachtwoorden worden opgeslagen met Argon2id hashing.
• Alle verbindingen zijn versleuteld via HTTPS (TLS 1.2+).
• OAuth-tokens worden AES-256-GCM versleuteld opgeslagen.
• IP-adressen worden na 30 dagen geanonimiseerd.
• Twee-factor authenticatie (2FA) is beschikbaar voor alle accounts.

8. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen:

Marketing Maatwerk — Boris J.T. Kusters
E-mail: info@marketingmaatwerk.nl
Telefoon: +31 (0)6 342 189 64

Versie 1.0 — 17 maart 2026